Termín whistleblowing označuje situaci, kdy osoba upozorní na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání. Cílem whistleblowingu je zabránit nehodám, škodám na zdraví a životním prostředí nebo zpronevěře veřejných financí.

Kromě toho, že má whistleblowing významný celospolečenský přínos, pomáhá také firmám nastavit zdravé a etické prostředí, získat výhodu oproti konkurenci nebo chránit své dobré jméno.

Základním principem ochrany oznamovatelů je

1. na jedné straně možnost oznamovatele podat oznámení a
2. na straně druhé zajištění ochrany oznamovatele (případně osob s ním spojených) od případných odvetných opatření ze strany povinného subjektu (nejčastěji zaměstnavatele). 

1. krok (SEBE)KATEGORIZACE

Podle právní úpravy ochrany oznamovatelů jsou zaváděny dvě kategorie povinných subjektů, z nichž každému vzniká povinnost řídit se zákonem od jiného data. d 1. 8. 2023 se povinnými subjekty dle zák. č. 171/2023 Sb., zákon o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“) stávají

1. zaměstnavatelé s alespoň 50 zaměstnanci (dle počtu k 1. lednu příslušného roku) a
2. veřejní zadavatelé (Česká republika a její organizační složky, státní příspěvkové organizace, územní samosprávné celky a jejich příspěvkové organizace, jiné právnické osoby zřízeny za účelem uspokojování potřeb veřejného zájmu).

Povinné subjekty musí zavést tzv. vnitřní oznamovací systém takto:

• od 1. 8. 2023 zaměstnavatelé s nejméně 250 zaměstnanci (dle počtu k 1. 1. příslušného kalendářního roku) a veřejní zadavatelé bez ohledu na počet zaměstnanců;
• od 15. 12. 2023 zaměstnavatelé s nejméně 50 zaměstnanci, a ne více než 249 zaměstnanci (dle počtu k 1. 1. příslušného kalendářního roku.

Za zaměstnance se pro účely Zákona kromě zaměstnanců v pracovním poměru považují i osoby vykonávající práci na základě dohod o práci konané mimo pracovní poměr a osoby s částečným úvazkem a zaměstnanci agentury práce.

2. krok POVINNOSTI A ZNAKY

Mezi základní povinnosti dle Zákona patří především:

• A. Zavést vnitřní oznamovací systém;

To znamená vydat vnitřní dokument (třeba ve formě interní směrnice) o ochraně oznamovatelů, který bude určovat vzorce chování příslušné osoby a oznamovatele, jakož i proces posuzování přijatých oznámení v souladu se Zákonem. Takový vnitřní dokument by měl obsahovat zejména:

• popis procesního fungování a provozování vnitřního oznamovacího systému;
• popis postupu pro přijímání oznámení;
• obecný popis postupu řešení přijatého oznámení;
• možnosti komunikace s oznamovateli;
• způsob udržení totožnosti oznamovatele v tajnosti;
• opatření směřující k zamezení odvetných opatření.

Vnitřní oznamovací systém může mít buď

• formu vlastního technického řešení, nebo
• jej lze outsourcovat od třetí strany (poskytovatele softwarového řešení).

Povinný subjekt může vedením vnitřního oznamovacího systému pověřit jinou osobu, čímž ale není dotčena jeho odpovědnost za plnění jeho povinností. Vždy se bude jednat o informační kanál pro bezpečné (důvěrné) oznamování mezi oznamovatelem a příslušnou osobou.

3 důvody, proč zvážit možnost outsourcingu:

• profesionální výkon funkce příslušné osoby nezávisle na společnosti;
• je zajištěn tým právníků, kteří nesou odpovědnost za výkon funkce příslušné osoby a jejich zastupitelnost;
• outsourcing zvyšuje důvěryhodnost systému pro oznamovatele, který má jistotu, že je zajištěna nestrannost a nehrozí konflikt zájmů.

Vzorový vnitřní předpis k provozování vnitřního oznamovacího systému podle zákona o ochraně oznamovatelů povinným subjektem zveřejnilo Ministerstvo spravedlnosti ČR zde.

• B. Jmenovat tzv. příslušnou osobu, která bude za plnění povinností ze strany povinných subjektů odpovědná;

Příslušná osoba může obecně být vůči povinnému subjektu buď

• v zaměstnaneckém poměru, nebo může být také
• externí (outsourcovanou) osobou.

Příslušná osoba nesmí poskytnout údaje o oznamovateli třetí osobě, s výjimkou plnění povinnosti poskytnutí údajů orgánům veřejné moci, a je povinna vést elektronickou evidenci oznámení a uchovávat přijatá oznámení po dobu 5 let od jejich přijetí.

• C. Umožnit oznamovatelům podávat oznámení prostřednictvím implementovaného vnitřního oznamovacího systému.

Jako alternativa k vnitřnímu oznamovacímu systému je Zákonem zřízen vnější oznamovací systém, který je provozován Ministerstvem spravedlnosti ČR (https://oznamovatel.justice.cz/). Je zcela na oznamovateli, zda pro podání oznámení využije oznamovací systém vnitřní a/nebo vnější vedený Ministerstvem spravedlnosti ČR.

Už jste pravidla pro whistleblowing zavedli?

I v tomto případě doporučujeme se ujistit a zkontrolovat, že vaše etická linka splňuje všechny požadavky nové legislativy. Nejčastější chyby bývají:

1. skupinové oznamovací systémy český zákon nepodporuje a sdílení vnitřního oznamovacího systému je umožněno pouze některým entitám (zaměstnavatelé do 249 zaměstnanců) za dodržení zákonných pravidel. Pokud máte zavedený pouze skupinový oznamovací systém, bude nutné jej revidovat;
2. Zákonu musí své oznamovací systémy přizpůsobit i AML povinné entity (podle zákona o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu), které již měly své oznamovací systémy zavedené podle dosavadních právních předpisů.

3. krok DOPORUČENÍ ZÁVĚREM

Povinné subjekty, které budou přijímat aktivní dvě kategorie opatření tak, aby naplnily požadavky Zákona:

• opatření právní;
• opatření technická.

Právní opatření:

Povinný subjekt musí zajistit řádný výkon funkce příslušné osoby, tj. osoby, která bude schopna kvalifikovaně (především z hlediska právní kvalifikace) posoudit přijatá oznámení a vypořádat je v souladu se Zákonem. Příslušná osoba musí nejen znát právní úpravu Zákona, ale současně není možné, že by její právní vědomosti nezasahovaly i do dalších právních odvětví (s důrazem na trestní a přestupkové právo).

Pokud příslušná osoba má navrhovat účinná nápravná opatření, měla by disponovat také znalostmi z oblasti korporátního a pracovního práva.

Technická opatření:

Jakýkoli oznamovatelský komunikační kanál musí splňovat nároky na bezpečnost informací, To například znamená, že e-mailová schránka bude přístupná pouze příslušné osobě, bude existovat eliminace možnosti odposlouchávání telefonních nebo osobních hovorů apod. Evidence a archivace oznámení a dokumentů s oznámeními související bude uložena v místnosti (objektu) technicky zabezpečeném proti neoprávněnému vstupu osob mimo okruh příslušné osoby.

I když nespadáte mezi povinné subjekty dle Zákona a nová regulace se na vás nebude vztahovat, lze zřízení vnitřního oznamovacího systému doporučit i vám. Podpora whistleblowingu je spojena s řadou dalších výhod.

• eliminace vzniku škody na majetku i na reputaci;
• zproštění trestní odpovědnosti právnické osoby;
• s ohledem na skutečnost, že se jedná primárně o evropskou regulaci, je racionální očekávat rozšiřování povinností o další povinné subjekty.

Kdo je připraven, není překvapen.

RHK Brno ve spolupráci s členskou společností Doležal & Partners s.r.o., advokátní kancelář organizuje na toto téma workshop, který se bude konat 19. září na RHK Brno.

Zdroj: komora.cz